OKI MB472, MB492 и MB562 не отправляет скан на e-mail: настройка SMTP, Gmail и Microsoft 365

Если OKI MB472, MB492 или MB562 сканирует документ, но не отправляет его по электронной почте, переустановка драйвера на компьютере обычно не помогает. При использовании Scan to E-mail МФУ самостоятельно создаёт письмо, подключается к SMTP-серверу и передаёт ему файл. Компьютер, TWAIN/WIA-драйвер и ActKey в этой операции не участвуют.

Для устранения проблемы нужно последовательно проверить сеть, DNS, дату и время, адрес отправителя, SMTP-сервер, порт, шифрование и способ входа. Отдельная сложность этой серии заключается в возрасте её почтового клиента: МФУ поддерживает обычную SMTP-аутентификацию по имени пользователя и паролю, но в доступных настройках нет OAuth. Поэтому старые инструкции с обычным паролем Gmail уже не работают, а аналогичная настройка Microsoft 365 является временным решением.

Для каких моделей подходит инструкция

Порядок настройки относится к следующим монохромным МФУ:

• OKI MB472dn и MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP и ES5162LP MFP.

Названия отдельных пунктов могут немного отличаться в зависимости от версии прошивки и языка интерфейса. Во всех перечисленных моделях используются поля SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password и адрес отправителя From.

Как определить направление проверки

Что происходит	Что проверять сначала
МФУ сообщает об ошибке DNS	DNS Server, Default Gateway и написание имени SMTP-сервера
Ошибка SMTP появляется до запроса или передачи файла	Сервер, порт, шифрование, доступ к интернету и совместимость TLS
Сервер отклоняет вход или аутентификацию	Полный адрес пользователя, пароль приложения, разрешение SMTP AUTH и From
Письма получают только адресаты внутри организации	Ограничение Direct Send или restricted SMTP server
Одна страница отправляется, многостраничный документ — нет	Размер вложения, разрешение, формат и сжатие
На панели показано завершение, но письма нет	Спам, карантин, журнал почтового сервера, From, SPF и правила relay
Отправка прекратилась после смены пароля	Пароль, сохранённый в МФУ, и правила входа почтового сервиса

Какие программы и файлы нужны

Для обычной настройки Scan to E-mail ничего устанавливать на компьютер не нужно. Встроенную веб-страницу МФУ можно открыть в браузере. Дополнительно может понадобиться только последняя Firmware Update Tool, если установленная прошивка устарела или защищённое SMTP-соединение не устанавливается.

Не устанавливайте Scanner Driver, ActKey или Configuration Tool специально для исправления SMTP. Configuration Tool может изменять те же параметры, но веб-интерфейс позволяет выполнить настройку без дополнительного программного обеспечения.

Шаг 1. Проверьте копирование и сетевое подключение

1. Положите одну страницу на стекло и сделайте обычную копию с панели.
2. Если копия получена, сканирующий механизм исправен.
3. На МФУ нажмите SETTING.
4. Откройте Reports > Configuration и распечатайте конфигурацию.
5. Найдите IPv4-адрес МФУ, например 192.168.1.50.
6. На компьютере в той же сети откройте браузер и введите этот адрес:

http://192.168.1.50

7. Если страница устройства не открывается, сначала восстановите Ethernet- или Wi-Fi-подключение. Проверять SMTP пока рано.
8. Если страница открылась, запишите IP-адрес, маску, основной шлюз и DNS-сервер из конфигурации.

Локальная печать не подтверждает, что МФУ имеет доступ в интернет. Принтер может получать задания внутри сети даже при отсутствующем основном шлюзе или DNS.

Шаг 2. Исправьте шлюз, DNS, дату и время

Если SMTP-сервер указывается именем, например smtp.gmail.com, устройство должно преобразовать это имя в IP-адрес. Для этого нужен рабочий DNS. Для выхода за пределы локальной сети нужен Default Gateway.

1. На панели нажмите SETTING.
2. Откройте Easy Setup > Network Setting.
3. Проверьте Default Gateway. Обычно это локальный адрес маршрутизатора.
4. Проверьте DNS Server (Primary). При DHCP адрес обычно выдаёт маршрутизатор.
5. Не вводите случайный DNS, если в организации используются внутренние серверы имён или фильтрация трафика.
6. Откройте настройки даты и времени.
7. Установите правильную дату, время и часовой пояс либо настройте доступный SNTP-сервер.
8. Сохраните параметры и дождитесь перезапуска сетевой части устройства.

Неправильное время может привести к отказу при проверке сертификата. IP-адрес Gmail или Microsoft 365 вместо имени сервера использовать не следует: облачные адреса меняются, а сертификат выдаётся для доменного имени.

Проверка DNS и порта с компьютера

Команды ниже показывают, доступен ли сервис из вашей сети. Они не проверяют пароль, адрес From и версию TLS, используемую МФУ.

1. Нажмите Win + R.
2. Введите powershell и нажмите Enter.
3. Для проверки DNS выполните:

nslookup smtp.gmail.com

4. Для проверки порта 587 выполните:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Если nslookup не возвращает адрес, исправьте DNS.
• Если показано TcpTestSucceeded : False, порт блокируется сетью, маршрутизатором, провайдером или брандмауэром.
• Если обе проверки успешны, переходите к параметрам МФУ.

Шаг 3. Подготовьте почтовые параметры

До входа в веб-интерфейс запишите сведения, выданные почтовым провайдером или администратором:

• точное имя SMTP-сервера;
• порт;
• режим шифрования: SMTPS, STARTTLS или None;
• способ аутентификации: SMTP или None;
• полное имя пользователя;
• пароль учётной записи либо пароль приложения;
• разрешённый адрес отправителя From;
• адрес получателя для проверки.

Если почта принадлежит организации, не определяйте сервер только по части адреса после символа @. Организация может использовать собственный relay, даже если её почтовые ящики размещены в Google Workspace или Microsoft 365.

Шаг 4. Откройте Mail Server Setup

1. Введите IP-адрес МФУ в браузере.
2. Нажмите Administrator Login.
3. В поле User Name введите root.
4. Введите текущий пароль администратора МФУ.
5. Нажмите Log In.
6. Если открылась стартовая мастер-страница, нажмите SKIP.
7. В верхней части страницы откройте Admin Setup.
8. Слева выберите Network > Mail Server.

Шаг 5. Заполните параметры SMTP

Набор значений зависит от почтового сервиса, но назначение полей одинаково:

Поле OKI	Что вводить
SMTP Server	Имя сервера без https:// и номера порта, например smtp.gmail.com
SMTP Port	25, 465 или 587 — только значение, предусмотренное выбранной схемой
SMTP Encryption	SMTPS для защищённого соединения с самого начала, STARTTLS для перехода на TLS после подключения либо None для разрешённого локального relay
Authentication Method	SMTP при входе по имени и паролю; None для relay, который распознаёт разрешённый IP-адрес
SMTP User ID	Обычно полный адрес электронной почты, включая часть после @
SMTP Password	Пароль, пароль приложения или значение, специально выданное администратором
Receive Setting	Disable, если МФУ должно только отправлять сканы и не должно получать почту

1. Введите параметры одной выбранной схемы.
2. Нажмите Submit.
3. Дождитесь сохранения настроек.
4. Откройте E-mail > Receive Settings.
5. Если получение и печать вложений по электронной почте не используются, выберите Disable.
6. Сохраните изменение.

Поля POP3 Server, POP User ID и POP Password оставьте пустыми, если администратор специально не указал использование POP before SMTP. Для Gmail и Microsoft 365 этот устаревший способ входа не нужен.

Шаг 6. Укажите адрес отправителя From

Даже при правильном пароле сервер может отклонить письмо, если адрес отправителя отсутствует или не принадлежит вошедшей учётной записи.

1. На панели нажмите SETTING.
2. Выберите Admin Setup и нажмите OK.
3. Введите пароль администратора.
4. Откройте Scanner Setup > E-mail Setup > From / Reply To.
5. Откройте From.
6. Введите адрес, который почтовый сервер разрешает использовать.
7. Для обычного входа Gmail или Microsoft 365 укажите тот же адрес, который введён в SMTP User ID.
8. Сохраните настройку и вернитесь на главный экран.

Если From должен отличаться от учётной записи входа, администратор должен разрешить отправку от этого адреса. В Microsoft 365 обычно требуется право Send As. Простая замена From в МФУ такое право не создаёт.

Как правильно сопоставить порт и шифрование

Порт	Параметр OKI	Типичное применение
465	SMTPS	Защищённое соединение устанавливается сразу; используется Gmail и некоторыми SMTP-провайдерами
587	STARTTLS	Стандартная отправка с аутентификацией; используется Gmail и Microsoft 365
25	None или STARTTLS	Корпоративный SMTP relay, Microsoft 365 connector или ограниченная отправка; порт часто блокируется провайдером

Если порт 465 с SMTPS не работает и провайдер разрешает порт 587, измените одновременно порт на 587 и шифрование на STARTTLS. Не отключайте шифрование при отправке пароля через интернет.

Настройка обычного Gmail

Вход с обычным паролем Google больше не считается подходящим способом для старого почтового клиента. Для прямого подключения МФУ используется отдельный пароль приложения.

SMTP Server	smtp.gmail.com
Вариант 1	порт 465, SMTP Encryption — SMTPS
Вариант 2	порт 587, SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	полный адрес Gmail
SMTP Password	16-значный пароль приложения без разделительных пробелов
From	тот же адрес Gmail

Создание пароля приложения Google

1. Войдите в учётную запись Google, которая будет использоваться МФУ.
2. Откройте раздел Security.
3. Включите 2-Step Verification, если она ещё не включена.
4. Откройте App passwords.
5. Создайте отдельный пароль с понятным названием, например OKI Scanner.
6. Скопируйте показанный 16-значный пароль.
7. Введите его в SMTP Password на МФУ вместо обычного пароля Google.
8. Сохраните настройки и сразу выполните тест.

Если пункт App passwords отсутствует, он может быть запрещён администратором, недоступен при Advanced Protection или при определённой конфигурации двухэтапной проверки. В таком случае не отключайте защиту аккаунта. Для Google Workspace используйте SMTP relay; для личной почты выберите другой совместимый SMTP-сервис либо промежуточный relay.

Google Workspace: рекомендуется SMTP relay

Для организации более подходящим вариантом является Google Workspace SMTP relay. Он может распознавать сообщения по разрешённому внешнему IP-адресу и не требует хранения пароля пользователя в МФУ.

Настройка выполняется администратором Google Workspace:

1. Определите внешний IP-адрес, с которого офисная сеть выходит в интернет.
2. В Google Admin console откройте настройки Gmail и добавьте правило SMTP relay service.
3. Ограничьте разрешённых отправителей доменом организации.
4. Добавьте внешний IP-адрес офиса в список разрешённых источников.
5. Не создавайте relay, принимающий письма от любого адреса из интернета.
6. В МФУ укажите smtp-relay.gmail.com.
7. Используйте порт и шифрование, разрешённые администратором: 25, 465/SMTPS либо 587/STARTTLS.
8. Если relay распознаёт источник по IP, установите Authentication Method — None и очистите SMTP User ID и SMTP Password.
9. В поле From укажите адрес разрешённого домена.

Google также предлагает restricted SMTP server aspmx.l.google.com на порту 25 без аутентификации, но он доставляет письма только пользователям Gmail или Google Workspace. Если скан приходит внутри организации, но не приходит на внешние адреса других почтовых систем, это может быть ограничением выбранного способа.

Microsoft 365: временная настройка через SMTP AUTH

Для Client SMTP submission используются следующие значения:

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	полный адрес лицензированного почтового ящика
SMTP Password	пароль учётной записи, если Basic Authentication разрешена
From	тот же адрес; для другого адреса требуется Send As

Microsoft 365 требует TLS 1.2 или TLS 1.3. Порт 465 для Client SMTP submission не подходит. Если МФУ предлагает STARTTLS, это ещё не доказывает поддержку современной версии TLS и подходящих наборов шифров.

Что должен проверить администратор Microsoft 365

1. Открыть Microsoft 365 admin center.
2. Перейти в Users > Active users.
3. Открыть почтовый ящик, используемый МФУ.
4. Открыть Mail > Manage email apps.
5. Проверить Authenticated SMTP.
6. Проверить политику организации, которая может запрещать Basic Authentication независимо от настройки почтового ящика.
7. Если включены Security Defaults или действует политика запрета старой аутентификации, не отключать общую защиту ради МФУ. Выбрать SMTP relay или другой способ.

Microsoft 365 SMTP relay через коннектор

Этот вариант требует администратора Microsoft 365 и статического внешнего IP-адреса организации. Он не использует пароль почтового ящика.

1. Администратор находит MX-адрес принятого домена, например example-com.mail.protection.outlook.com.
2. В Exchange admin center открывает Mail flow > Connectors.
3. Создаёт входящий коннектор от почтового сервера организации к Microsoft 365.
4. Настраивает распознавание по выделенному статическому внешнему IP-адресу.
5. Проверяет, что интернет-провайдер и брандмауэр разрешают исходящее подключение к порту 25.
6. Добавляет этот IP-адрес в SPF-запись домена.
7. В МФУ указывает MX-адрес организации.
8. Устанавливает порт 25.
9. Выбирает STARTTLS, если современное TLS-соединение поддерживается обеими сторонами и требуется коннектором.
10. Устанавливает Authentication Method — None.
11. Очищает SMTP User ID и SMTP Password.
12. В поле From вводит адрес принятого домена организации.

Подробное сравнение Client SMTP submission, SMTP relay и Direct Send приведено в инструкции Microsoft для многофункциональных устройств. Коннектор не должен превращать сеть организации в открытый почтовый relay.

Microsoft 365 Direct Send — только для внутренних адресатов

Direct Send подключается к MX-адресу организации по порту 25 без имени пользователя и пароля. Этот способ может доставлять сканы только получателям внутри Microsoft 365 данной организации.

• SMTP Server: MX-адрес домена;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS, если используется, либо значение, согласованное администратором;
• Authentication Method: None;
• From: адрес принятого домена организации.

Если сканы успешно приходят сотрудникам, но не доставляются на Gmail, Outlook.com или адрес другой организации, это ожидаемое ограничение Direct Send, а не неисправность МФУ.

Шаг 7. Выполните минимальный тест

Первое письмо должно содержать небольшой файл. Так ограничение размера не будет скрывать ошибку SMTP.

1. Положите одну страницу в ADF или на стекло.
2. Нажмите SCAN.
3. Убедитесь, что выбрано E-mail, и нажмите OK.
4. Откройте Add Destination.
5. Выберите To.
6. Выберите прямой ввод адреса.
7. Введите один адрес получателя и подтвердите его.
8. Для первого теста установите формат PDF, разрешение 200 или 300 dpi и монохромный режим.
9. Нажмите кнопку монохромного запуска.
10. Дождитесь завершения и запишите точный текст либо код ошибки.

После каждого изменения повторяйте тест с той же одной страницей и тем же получателем. Не меняйте одновременно сервер, порт, пароль и From: иначе невозможно определить, какое действие помогло.

Если МФУ не находит SMTP-сервер

1. Проверьте написание SMTP Server.
2. Удалите https://, пробелы, косую черту и номер порта из этого поля.
3. Проверьте DNS Server (Primary) и Default Gateway.
4. Перезагрузите сетевую часть МФУ после изменения DNS.
5. Проверьте имя сервера командой nslookup на компьютере.
6. Не подставляйте случайный IP-адрес облачного SMTP-сервера.

Правильное значение выглядит как smtp.gmail.com или smtp.office365.com. Порт указывается в отдельном поле.

Если сервер доступен, но защищённое соединение не устанавливается

1. Сопоставьте порт и SMTP Encryption.
2. Проверьте дату, время и часовой пояс.
3. Проверьте порт командой Test-NetConnection с компьютера.
4. Убедитесь, что организация не выполняет перехват TLS с сертификатом, которому МФУ не доверяет.
5. Проверьте и обновите прошивку устройства.
6. Если современный сервер требует TLS 1.2 или более новую версию, а МФУ не может согласовать соединение, не отключайте шифрование через интернет. Используйте совместимый локальный SMTP relay.

Если показана ошибка входа или аутентификации

1. Введите в SMTP User ID полный адрес электронной почты.
2. Удалите сохранённый пароль и введите его заново.
3. Проверьте регистр символов и пробелы.
4. Для Gmail введите пароль приложения, а не обычный пароль аккаунта.
5. Для Microsoft 365 проверьте Authenticated SMTP и политики организации.
6. Установите Authentication Method — SMTP, если используется имя и пароль.
7. Убедитесь, что From совпадает с адресом входа или для него предоставлено право Send As.
8. Проверьте, не был ли пароль изменён после первоначальной настройки.

Если сервер принимает только OAuth, повторный ввод пароля не решит проблему. Нужно использовать SMTP relay или другой сервис, совместимый с возможностями МФУ.

Если на панели нет ошибки, но письмо не получено

1. Проверьте папки «Спам» и «Нежелательная почта».
2. Для Microsoft 365 попросите администратора проверить Message Trace и карантин.
3. Для Google Workspace проверьте Email Log Search.
4. Сравните From с адресом, разрешённым сервером или relay.
5. Сначала отправьте скан на адрес внутри того же домена, затем на внешний адрес.
6. Если внутренний адрес получает письмо, а внешний — нет, проверьте ограничения Direct Send или restricted SMTP server.
7. При использовании relay проверьте SPF и правила разрешённых отправителей.

Сообщение об успешной передаче на панели означает, что SMTP-сервер принял письмо. После этого почтовая система ещё может поместить его в карантин, отклонить по правилу домена или запретить доставку внешнему адресату.

Если небольшое письмо отправляется, а большой скан — нет

1. Установите разрешение 200 или 300 dpi вместо 600 dpi.
2. Для текстовых документов выберите монохромный режим или оттенки серого.
3. Используйте PDF и подходящее сжатие.
4. Разделите большой документ на несколько писем.
5. Проверьте ограничение размера сообщения на отправляющем и принимающем серверах.
6. Если регулярно сканируются большие документы, используйте Scan to Shared Folder, Scan to USB или сканирование с компьютера.

Почтовое кодирование дополнительно увеличивает размер вложения. Поэтому PDF размером почти с допустимый предел сервера может быть отклонён после добавления в письмо.

Обновление прошивки при ошибках TLS

До настройки промежуточного relay проверьте актуальную прошивку для OKI MB472dnw, OKI MB492dn или OKI MB562dnw.

1. Запишите текущую версию прошивки и сетевые параметры.
2. Выберите точную модель на странице поддержки.
3. Используйте последнюю Firmware Update Tool.
4. Подключите МФУ и компьютер к стабильной сети.
5. Не выключайте устройство и сетевое оборудование во время обновления.
6. После перезапуска повторно проверьте SMTP Server, порт, шифрование, From и минимальную отправку.

Когда нужен промежуточный SMTP relay

Relay становится необходим, если правильные параметры не помогают по одной из причин:

• почтовый сервер принимает только OAuth;
• МФУ не поддерживает требуемую версию TLS или наборы шифров;
• организация запрещает Basic Authentication;
• пароли приложений запрещены политикой безопасности;
• нельзя хранить пароль пользовательского ящика в МФУ;
• нужно централизованно обслуживать несколько старых устройств.

Локальный relay должен принимать сообщения только от фиксированного IP-адреса МФУ, разрешать только заданные адреса From и передавать письма современному сервису по защищённому соединению. Не публикуйте такой relay в интернете и не разрешайте анонимную отправку всей локальной сети.

Если настроить безопасный relay невозможно, используйте Scan to Shared Folder, Scan to USB либо ActKey/TWAIN. Эти способы позволяют продолжать работу, не ослабляя защиту почтовой учётной записи.

Последнее обновление: 16.08.2026 пользователь Akademinfo